Vacature Tijdelijk Ondersteunend Medewerker Operationeel Management

VAN DE AMBASSADE ONTVING IK HET VERZOEK OM DEZE VACATURE MET U TE DELEN

A. BASISGEGEVENS FUNCTIE

Functiebenaming : Tijdelijk Ondersteunend Medewerker Operationeel Management
Post : Parijs
Aantal uren : 35
Periode : : 1 maart 2019 t/m 10 juli 2019.

B. SPECIFIEKE FUNCTIE-INFORMATIE

De werkzaamheden van de Tijdelijk Ondersteunend Medewerker Operationeel Management (Algemene Zaken en Consulaire Zaken) worden uitgevoerd binnen de afdeling Operationeel Management. De functie is hiërarchisch geplaatst onder de OM ( Operationeel Manager).
Naast de reguliere taken van telefonist/receptionist die een beperkt deel van de tijd vergen, worden door de medewerker ondersteunende, administratieve taken verricht voor de post en de afdeling.

B.1.1 RESULTAATGEBIEDEN EN RESULTATEN

1. Receptie/Telefonie

2. Ondersteunende administratieve werkzaamheden

B.1.2 TAKEN

1. Receptie / Telefonie
• Het vriendelijk te woord staan van bellers en bezoekers en hen de juiste informatie verstrekken, of doorverbinden, of gegevens opnemen opdat zij vanuit de Ambassade gecontacteerd kunnen worden;
• Bedienen van de toegangsdeuren tot de kanselarij conform veiligheidsrichtlijnen;
• Aannemen en het laten scannen van post, aangetekende post en pakketjes; en meldt het ontvangst aan de geadresseerde;
• Houdt toezicht op de toepassing door derden van de veiligheidsvoorschriften t.o.v. het toegangsbeleid;
• Verstrekt op verzoek algemene informatie aan beller/bezoeker.

2. Administratieve werkzaamheden
• Bijhouden van diverse overzichten voor de post en de afdeling en het verzamelen van verslagen en rapportages;
• Bijhouden van abonnementen voor diverse kranten en dagbladen voor het personeel, het aanvragen, opzeggen en vernieuwen van abonnementen;
• Invoeren van de goedkeuringen van dienstreizen;
• Draagt zorg voor diverse communicatie met Protocol, Douane en la Préfecture de Police;
• Uitvoeren van diverse administratieve werkzaamheden op aanvraag van leidinggevende;
• Enkele taken voor het Consulaire front office;

B.2 SPEELRUIMTE/KADERS

• De ondersteunend medewerker is verantwoording schuldig aan de Operationeel Manager (OM) over de voortgang en kwaliteit van de dienstverlening en de administratieve werkzaamheden;
• De ondersteunend medewerker maakt beslissingen bij de verzameling, ordening, correctie en verwerking van gegevens en bij het doorgeleiden van personen, pakjes, e.d. binnen de post.
• De kaders worden bepaald door departementale administratieve en procedurele uitvoeringsvoorschriften en de franse wet- en regelgeving;

B.3 CONTACTEN

• Met (inter) departementale instanties/instellingen om feitelijke of algemene gegevens/informatie te verstrekken of in te winnen;
• Met Protocol (Ministerie van buitenlandse zaken - Frankrijk), la Préfécture de Police, Service de la douane, enz.
• Met derden binnen en buiten de post over de administratieve afhandeling van zaken, de ontvangst, en verzending van goederen, documenten, e.d. om informatie uit te wisselen over de inhoud.
• Met leveranciers, en andere dienstverleners zoals la Poste, DHL, UPS, TNT, etc.

B.4 KENNIS- EN VAARDIGHEIDSVEREISTEN

• Inzicht in interne administratieve procedures, werkinstructies en de formele bevoegdheids-en procedureregels en van de taakstelling, structuur en werkwijze van de organisatie;
• Vaardigheid in het vormen en bijhouden van dossiers;
• Vaardigheid in de toepassing van de relevante (geautomatiseerde) systemen;
• Praktische kennis van de toepassingsmogelijkheden van te bedienen hulpmiddelen;
• Vaardigheid in het klantvriendelijk te woord staan van derden;
• Goede contactuele eigenschappen; moet goed kunnen inschatten welke informatie zelf telefonisch- of aan bezoekers kan worden verschaft en wanneer dit overgelaten moet worden aan een andere afdeling;
• Representatieve en correcte verschijning;
• Oog voor veiligheid en kennis van veiligheidsvoorschriften;

B.5 COMPETENTIES

• Klantgerichtheid
• Flexibiliteit
• Accuraat werken
• Samenwerken
• Integriteit
• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

B.6 WERK- EN DENKNIVEAU VAN DE FUNCTIE/ AANVULLENDE OPLEIDINGEN EN KENNIS

• Talenkennis; vloeiend Nederlands en Frans in woord en geschrift, beheersing van de Engelse taal is eveneens gewenst
• MBO-werk- en denkniveau
• 1 tot 4 jaar werkervaring

C. WERKOMGEVING

C.1
De ambassade vertegenwoordigt de Nederlandse regering in Frankrijk op tal van gebieden: economie, cultuur, landbouw, justitie, etc. Daarnaast zijn in het pand ook de permanente vertegenwoordigingen bij de internationale organisaties OESO en de UNESCO gehuisvest. De post Parijs telt circa 75 medewerkers, waaronder vertegenwoordigers van meerdere Haagse departementen en een tiental wisselende stagiaires. De post heeft clusters op het gebied van o.a. politiek en veiligheid, economie, landbouw en innovatie, cultuur en communicatie, defensie en operationeel management. Frankrijk kent een gemeenschap van naar schatting 60.000 Nederlanders die in de vakantieperiodes aanzienlijk toeneemt.

C.2

De afdeling Operationeel Management staat onder leiding van de uitgezonden OM. Het team bestaat in totaal uit ca. 20 medewerkers werkzaam op het gebied van bedrijfsvoering en consulaire zaken.

D. TYPERING – MEDEWERKER

De medewerker die we zoeken is enthousiast, zeer klantgericht, en kan gemakkelijk schakelen tussen verschillende taken. De medewerker heeft goede contactuele eigenschappen en heeft behalve een goede organisatorische sensitiviteit tevens een aantal administratieve vaardigheden in zijn of haar bagage. Daarnaast zijn discretie en flexibiliteit een vereiste binnen de functie. Affiniteit met beveiliging is tevens gewenst.

E. OVERIGE INFORMATIE
……

CONTACTPERSOON

Tisha Geeratz Sr. Medewerker Algemene Zaken

Heeft u interesse voor deze tijdelijke functie, stuur dan uw CV en motivatiebrief naar:

par-hr@minbuza.nl voor 15 februari 2019.