Vacature senior secretarieel medewerker bij de Nederlandse Permanente Vertegenwoordiging bij de OESO in Parijs

Van de Permanente Vertegenwoordiging van het Koninkrijk der Nederlanden bij de OESO ontving ik het verzoek om deze vacature onder de aandacht van onze leden en bezoekers te brengen.

-- // --

De PV OESO in Parijs heeft een vacature voor een senior secretarieel medewerker voor 26.25 uur per week en voor onbepaalde duur. Kom jij ons team versterken?

De werkomgeving

Als Permanente Vertegenwoordiging van Nederland bij de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (PV OESO) behartigen we de Nederlandse belangen bij de OESO. Signalering van activiteiten en ontwikkelingen binnen de OESO en het uitdragen van Nederlands beleid en posities is het dagelijks werk. Dit in nauw contact met vrijwel alle ministeries in Den Haag en het secretariaat van de OESO.

Kijk op onze website voor meer informatie over de PV en onze werkzaamheden en activiteiten.

Op de website van de OESO is meer informatie te vinden over haar werkgebieden en die van de aanverwante organisaties IEA/International Energy Agency, NEA/Nuclear Energy Agency en ITF/International Transport Forum.

Het PV OESO team bestaat uit een ambassadeur, 5 beleidsmedewerkers en 2 senior secretarieel medewerkers die gezamenlijk het hele werkveld van de OESO bestrijken. De twee senior secretarieel medewerkers werken als team. De PV kent een platte organisatiestructuur. De teamleden zijn in belangrijke mate individueel verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken en resultaat-gebieden. De werkcontacten zijn vooral gericht op de andere OESO delegaties, het OESO secretariaat en de ministeries in Den Haag, naast stakeholders zoals werkgevers- en werknemersorganisaties en parlementariërs.

Specifieke functie-informatie

Je verleent beleidsondersteuning en werkt samen met de medewerkers van de Permanente Vertegenwoordiging van Nederland bij de OESO door het verrichten van (coördinerende) werkzaamheden in een ambtelijk en politiek dynamische context. Je hebt een flinke mate van senioriteit en zelfstandigheid. Je coördineert zelfstandig complexe informatiestromen en stelt managementinformatie samen die je toetst op volledigheid. Je bent vraagbaak oftewel eerste aanspreekpunt en geeft informatie aan interne en externe medewerkers en contacten. Je legt verbanden en schat belangen in. Je weegt consequenties af zodat processen en procedures goed afgestemd zijn. Je werkt samen met de collega senior secretarieel medewerkster en vervangt haar wanneer dat nodig is.

Taken

• Secretarieel (administratief) beheer en logistieke en organisatorische ondersteuning, inclusief agendabeheer en dienstreizen
• Organisatie en coördinatie van seminars, bezoeken en evenementen, inclusief de jaarlijkse Ministeriele bijeenkomst van de OESO
• Fungeren als schakel, contactpersoon tussen de interne organisatie en de externe omgeving
• Verslagleggen, uitwerken en opstellen van stukken en verzorgen van correspondentie en archivering (ook personeelsvertrouwelijke)
• Voorbereiden van vergaderingen en werkdossiers
• Communicatie werkzaamheden: bijhouden van de website en social media
• Organisatie en afhandeling van protocollaire werkzaamheden via de afdeling protocol van de OESO (samen met de collega)
• Coördinatie van zeer omvangrijke en complexe informatiestromen, als beleidsondersteuning.

Profiel en competenties

Je kunt goed zelfstandig werken en bent tegelijkertijd een teamspeler. Je bent flexibel en werkt samen in een bedrijfsbureau met de andere senior secretarieel medewerkster PV OESO en de senior secretarieel medewerkster van de PV UNESCO. Onderling is er een vervangingsregeling. Je bent vriendelijk en klantgericht en kunt goed plannen en organiseren. De volgende competenties zijn relevant:

• Flexibiliteit
• Integriteit
• Klantgerichtheid
• Organisatiesensitiviteit
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Stressbestendigheid

Kennis- en vaardigheidsvereisten

• Diploma van (directie)secretaresse opleiding. Bij minimaal vijf jaar ervaring als managementondersteuner kan deze eis in sommige gevallen worden kwijtgescholden

• Ruime ervaring als managementondersteuner (meer dan 2 jaar), bij voorkeur in een internationale organisatie en/of bij de overheid
• Kennis van management-ondersteunende werkwijzen en methodieken
• Beheersing van Windows gestuurde MS-Office programma’s CRM, Excel, Word & Outlook;
• Je hebt bij voorkeur Nederlands als moedertaal en bezit daarnaast een grondige kennis van het Engels (niveau C1) en een goede kennis van het Frans (B2).
• Je hebt ervaring met en handigheid in sociale/digitale media.

Werkniveau en salaris

MBO werk- en denkniveau

Functieniveau: schaal 6

Aantal uren: 26,25

Sollicitatieprocedure

Kandidaten wordt verzocht uiterlijk 30 november 2022 een CV met motivatiebrief in het Nederlands (of Engels) te sturen naar robert-jan.scheer@minbuza.nl met kopie aan pao@minbuza.nl. Belangstellenden kunnen voor nadere informatie contact opnemen met Robert-Jan Scheer of Ilse van Ruler via PAO@minbuza.nl. Indien je door een eerste selectie komt, word je voor een gesprek uitgenodigd.