Vacature Medewerker Operationeel Management Ambassade te Parijs

VAN DE AMBASSADE ONTVING IK HET VERZOEK OM DEZE VACATURE TE PLAATSEN

De Ambassade te Parijs heeft één vacature voor een medewerker Operationeel Management.

De tewerkstelling is voor 35 uur en voor onbepaalde duur.

De werkomgeving

De ambassade vertegenwoordigt de Nederlandse regering in Frankrijk  op tal van gebieden:  economie, cultuur, landbouw, justitie, etc. Daarnaast zijn in het pand ook de permanente vertegenwoordigingen bij de internationale organisaties OESO en de UNESCO gehuisvest. De post Parijs telt circa 75 medewerkers, waaronder vertegenwoordigers van meerdere Haagse departementen en een tiental wisselende stagiaires. Frankrijk kent een gemeenschap van naar schatting 60.000 Nederlanders die in de vakantieperiodes aanzienlijk toeneemt.

De vacature medewerker Operationeel Management staat onder leiding van de uitgezonden Operationeel Manager. Het team bestaat in het totaal uit ca. 20 medewerkers werkzaam op het gebied van bedrijfsvoering en consulaire zaken.

De functie

Naast de reguliere taken van telefonist/receptionist die een beperkt deel van de tijd vergen, worden door de medewerker ondersteunende, administratieve taken verricht voor de post en de afdeling. Enkele voorbeelden dan de functiebezigheden zijn:

• Het vriendelijk te woord staan van bellers en bezoekers en hen de juiste informatie verstrekken, of doorverbinden, of gegevens opnemen opdat zij vanuit de Ambassade gecontacteerd kunnen worden;
• Bedienen van de toegangsdeuren tot de kanselarij conform veiligheidsrichtlijnen;
• Aannemen en het laten scannen van post, aangetekende post en pakketjes; en meldt het ontvangst aan de geadresseerde;
• Toezicht houden op de toepassing door derden van de veiligheidsvoorschriften t.o.v. het toegangsbeleid;
• Algemene informatie verstrekken aan beller/bezoeker.
• Bijhouden van diverse overzichten voor de post en de afdeling en het verzamelen van verslagen en rapportages;
• Bijhouden van abonnementen voor diverse kranten en dagbladen voor het personeel, het aanvragen, opzeggen en vernieuwen van abonnementen;
• Uitvoeren van diverse administratieve werkzaamheden op aanvraag van leidinggevende;

De vereisten

• Talenkennis; vloeiend Nederlands en Frans in woord en geschrift, beheersing van de Engelse taal is eveneens gewenst;
• MBO-werk- en denkniveau;
• 1 tot 4 jaar werkervaring;
• Inzicht in interne administratieve procedures, werkinstructies en de formele bevoegdheids-en procedureregels en van de taakstelling, structuur en werkwijze van de organisatie;
• Vaardigheid in het vormen en bijhouden van dossiers;
• Vaardigheid in de toepassing van de relevante (geautomatiseerde) systemen;
• Vaardigheid in het klantvriendelijk te woord staan van derden;
• Goede contactuele eigenschappen; moet goed kunnen inschatten welke informatie zelf telefonisch- of aan bezoekers kan worden verschaft en wanneer dit overgelaten moet worden aan een andere afdeling;
• Representatieve en correcte verschijning;
• Oog voor veiligheid en kennis van veiligheidsvoorschriften.

De medewerker die we zoeken is enthousiast, zeer klantgericht, en kan gemakkelijk  schakelen tussen verschillende taken. De medewerker heeft goede contactuele eigenschappen en heeft behalve een goede organisatorische sensitiviteit tevens een aantal administratieve vaardigheden in zijn of haar bagage. Daarnaast zijn discretie en flexibiliteit een vereiste binnen de functie. Affiniteit met beveiliging is tevens gewenst.

Sollicitatieprocedure

Kandidaten worden verzocht een CV vergezeld van een motivatiebrief in het Nederlands voor uiterlijk 21 juli 2018 te sturen naar: par-hr@minbuza.nl

Indien je door een eerste selectie komt, zal een interview worden afgenomen.