Vacature Management ondersteuner Nederlandse Permanente Vertegenwoordiging bij de OESO te Parijs

Van de ambassade ontvingen wij het verzoek om deze vacature te plaatsen

De PV OESO te Parijs heeft één vacature voor een Management ondersteuner. De functie is voor 26.25 uur per week en voor onbepaalde duur.

De werkomgeving

De Permanente Vertegenwoordiging van Nederland bij de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (PV OESO) behartigt de Nederlandse belangen bij de OESO op de verschillende beleidsterreinen, inclusief ondersteuning van de G20. Signalering van activiteiten en ontwikkelingen binnen de OESO, en het uitdragen van het Nederlands beleid en de Nederlandse posities is het dagelijks werk. Dit in nauw contact met vrijwel alle ministeries in Den Haag en het secretariaat van de OESO.

Kijk op onze website voor meer informatie over de PV en onze werkzaamheden en activiteiten: http://oecd.nlmission.org

Op de website van de OESO is meer informatie te vinden over haar werkgebieden en die van aanverwante organisaties, IEA/International Energy Agency, NEA/Nuclear Energy Agency en ITF/International Transport Forum.

De PV OESO bestaat uit een team onder leiding van een ambassadeur, met 5 beleidsmedewerkers en 3 administratieve medewerkers (management ondersteuners), die gezamenlijk het hele werkveld van de OESO bestrijken. De drie management ondersteuners werken als team, met gelijkwaardige functies. De PV kent een platte organisatiestructuur. De teamleden zijn in belangrijke mate individueel verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken en resultaat-gebieden. De werkcontacten zijn vooral gericht op de andere OESO delegaties, het OESO secretariaat en de ministeries in Den Haag, naast stakeholders als werkgevers- en werknemersorganisaties en parlementariërs.

De functie

Je verleent beleidsondersteuning en werkt samen met de medewerkers van de Permanente Vertegenwoordiging van Nederland bij de OESO door het verrichten van (coördinerende) werkzaamheden in een ambtelijk en politiek dynamische context. Je hebt een grote mate van senioriteit en zelfstandigheid. Je coördineert in grote zelfstandigheid complexe informatiestromen en stelt managementinformatie samen, die je toetst op volledigheid. Je bent de vraagbaak, oftewel eerste aanspreekpunt, en geeft informatie aan interne en externe medewerkers en contacten. Je legt verbanden en schat belangen in. Je weegt consequenties af zodat processen en procedures goed afgestemd zijn. Je werkt samen met twee collega management ondersteuners en vervangt hen wanneer dat nodig is. Hierbij kan gedacht worden aan de volgende activiteiten:

• Secretarieel (administratief) beheer en logistieke en organisatorische ondersteuning, inclusief agendabeheer en dienstreizen

• Organisatie en coördinatie van seminars, bezoeken en evenementen, inclusief de jaarlijkse Ministeriële bijeenkomst

• Fungeren als schakel, contactpersoon naar de interne organisatie en naar de externe omgeving

• Verslagleggen, vertalen, uitwerken en opstellen van stukken en verzorgen van correspondentie en archivering (ook personeelsvertrouwelijk)

• Voorbereiden van vergaderingen en werkdossiers

• Communicatie werkzaamheden: bijhouden van de website en social media

• Organisatie en afhandeling van protocollaire werkzaamheden via het OESO-protocol (samen met een andere collega)

• Coördinatie van zeer omvangrijke en complexe informatiestromen, als beleidsondersteuning.

De vereisten

• Diploma van (directie)secretaresse opleiding op MBO-4 niveau.
• Bij minimaal vijf jaar ervaring als managementondersteuner op MBO-niveau, kan de eis van het in bezit hebben van een diploma, in sommige gevallen worden kwijtgescholden;
• Ruime ervaring als managementondersteuner (meer dan 2 jaar), bij voorkeur in een internationale organisatie en/of bij de overheid;
• Kennis van de management-ondersteunende werkwijzen en methodieken;
• Beheersing van Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Excel, Word en Outlook;
• Je hebt bij voorkeur Nederlands als moedertaal en bezit daarnaast een grondige kennis van het Frans (minimaal niveau C1) en van het Engels.
• Je bent flexibel, hebt gevoel voor humor en vindt het leuk om in teamverband te werken;
• Je hebt ervaring met en handigheid in sociale/digitale media.

Sollicitatieprocedure

Kandidaten worden verzocht een CV vergezeld van een motivatiebrief in het Nederlands uiterlijk 5 februari 2018 te sturen naar: kees-van.nes@minbuza.nl met kopie aan: pao@minbuza.nl;

Indien je door een eerste selectie komt, zal je voor een interview worden uitgenodigd.